Trop longues, mal préparées, peu productives… Les réunions restent l’un des principaux irritants en entreprise. Manque de méthode, gouvernance floue, absence d’exemplarité managériale : voici les 5 raisons qui expliquent pourquoi elles sont souvent inefficaces, et comment y remédier.
Soyons lucides : au cours d’une vie professionnelle, nous passons entre dix et vingt ans en réunion. Et pourtant, combien de ces heures produisent réellement de la décision, de la clarté, de l’alignement ou de l’action ? Trop peu. Dans bien des organisations, la réunion est devenue moins un outil de pilotage qu’un rituel. Un réflexe. Parfois même une mécanique vide.
Si les réunions sont si souvent inefficaces, ce n’est pas une fatalité, mais presque toujours le symptôme de dysfonctionnements plus profonds. J’en vois cinq, récurrents : le manque de courage, le manque de mesure, le manque de méthode, le manque de gouvernance et le manque d’exemplarité.
1° Le manque de courage
Dans beaucoup d’entreprises, le sujet des réunions n’est pas considéré comme un sujet. Nombreux sont celles et ceux qui en parlent. Tout le monde sait qu’elles devraient être améliorées, mais personne ne bouge. Pourquoi ? Parce que toucher aux réunions, ce serait risquer, pour certains, de déstabiliser l’organisation.
Dans beaucoup d’entreprises, le sujet des réunions n’est pas considéré et traité comme un vrai sujet. Tout le monde s’en plaint. Tout le monde sait qu’il faudrait faire mieux. Mais personne ne s’y attaque vraiment.
Me revient en tête cet échange avec le directeur d’une grande administration française, parfaitement conscient de la médiocrité du fonctionnement collectif. Sa réponse avait été limpide : « Je suis là depuis peu, je ne veux pas prendre de risque avec la culture de l’organisation. » Il occupait pourtant le poste depuis cinq ans.
Se pencher sur la question des réunions demande du courage. Chez les dirigeants, il s’agit notamment d’observer ses propres pratiques, et d’accepter l’idée qu’elles sont perfectibles. Or, plus les responsabilités sont élevées, plus la remise en question devient difficile. L’égo est fort, et l’esprit résiste à l’idée de changer.
Vous voulez que les réunions progressent ? Parlez-en à des organisations qui ont osé.
2° Le manque de mesure
Je garde toujours en tête cette règle : « pas de mesure, pas de progrès ». Si vous voulez progresser, vous devez commencer par mesurer la qualité de vos réunions. Il existe de très nombreuses manières pour le faire.
Tout d’abord en prenant le pouls après chaque réunion, à chaud : « Cette réunion vous a-t-elle semblé utile ? » ; « Avons-nous pris les bonnes décisions ? » ; « Qu’aurions-nous pu mieux faire ? ».
À intervalles réguliers, il est plutôt sain de réaliser un tour de table, ainsi que de consacrer un temps spécifique à l’évaluation des réunions récurrentes : « Ce comité de pilotage nous fait-il réellement avancer ? » ; « Comment pourrions-nous l’améliorer ? »
Les réponses, souvent, peuvent surprendre. Quand on mène des enquêtes internes sur les irritants au travail, la réunion arrive presque systématiquement parmi les premiers sujets de frustration. Elle est bien souvent le premier caillou dans l’organisation, qui empêche les équipes de travailler.
Toute occasion est propice à l’évaluation des réunions. Même les départs de collaborateurs sont des moments précieux pour recueillir un feedback enrichissant : demandez-leur s’ils voient une chose à améliorer dans le fonctionnement quotidien. La probabilité que la réunion soit citée est très élevée.
Vous voulez que les réunions progressent ? Prenez le temps de demander à celles et ceux qui les vivent de vous dire ce qu’ils pensent des vôtres.
3° Le manque de méthode
Saviez-vous qu’aucune grande école de management ne forme ses étudiant(e)s aux bonnes pratiques de réunion ? Intriguant n’est-ce pas, alors que ces écoles forment des individus qui y passeront une part considérable de leur vie professionnelle ?
La gestion des réunions est un sujet tellement évident, qui semble tellement aller de soi, qu’il apparaît inutile de s’y former.
Résultat : une fois en poste, chacun improvise, guidé par une expérience encore limitée et par l’intuition, sans qu’aucune logique commune ne vienne structurer les pratiques. La médiocrité s’installe, parfois le chaos.
Les entreprises elles-mêmes sont rarement exemplaires sur ce point : peu d’entre elles prennent le temps de définir une méthode partagée. C’est pourtant là que tout se joue.
Car il existe des approches qui, appliquées avec rigueur, discipline et constance, permettent non seulement d’améliorer sensiblement la qualité des réunions, mais aussi d’agir en profondeur sur la culture d’une organisation.
Vous voulez que les réunions progressent ? Fixez la liste des trois règles auxquelles aucune réunion ne peut déroger.
4° Le manque de gouvernance
La qualité des réunions est souvent le reflet de la qualité de la gouvernance. Notamment de la manière avec laquelle les responsabilités ont été définies dans l’organisation : Où et quand sont prises les décisions ? Par qui sont-elles prises ? Est-ce que les conditions pour pouvoir bien les prendre ont été réfléchies ? Y compris le nombre maximum de 8 personnes pour les prendre ? Quelles sont les instances chargées des décisions ?
Dans de nombreuses organisations, la réponse à ces questions est étonnamment floue. Parce qu’elles poussent à clarifier et parfois à s’interroger plus profondément sur le niveau de délégation que l’on accorde à chacune et chacun.
Vous voulez que vos réunions progressent ? Prenez le temps de définir celles et ceux qui décident.
5° Le manque d’exemplarité
Vous êtes dirigeant, ou manager ? Si vous n’êtes pas ponctuel à vos réunions, vos collaborateurs le seront sans doute par peur ou respect de l’autorité. Par contre, n’espérez pas qu’ils le soient pour les réunions dont ils ont la responsabilité. Leur inconscient les conduira à penser qu’il faut être en retard pour être respecté.
Gardez en tête ce qu’en disait Albert Schweitzer, philosophe, médecin et Prix Nobel de la Paix : « L’exemplarité n’est pas un moyen d’influencer les autres, c’est le seul. »
Vous voulez que les réunions progressent ? Soyez exemplaires.
Source Cadres Emploi - Louis Vareille
