Après la période des congés d’été, pour la plupart des actifs français il est temps d’ouvrir sa boîte mail professionnelle, souvent remplie de centaines de courriers à traiter.
C’est un geste qui risque d’effacer en un seul "clic" tous les bienfaits des vacances: ouvrir sa boîte mail professionnelle. Pour beaucoup d’actifs, le retour au travail signifie aussi le retour à un quotidien rythmé par des dizaines, voire des centaines de courriers reçus par semaine.
Selon le référentiel 2023 de l'Observatoire de l'infobésité et de la collaboration numérique, nous recevons en moyenne chaque semaine 144 emails professionnels. Mais ce chiffre est à nuancer en fonction de la catégorie professionnelle : pour un collaborateur, par exemple, on parle de 100 mails par semaine en moyenne. Pour les managers, ce chiffre grimpe à 194 courriels, et les dirigeants reçoivent, eux, 331 mails en moyenne chaque semaine.
Distribuer la tâche sur plusieurs jours
Une quantité très importante de mails, donc, qui cumulée sur plusieurs semaines d’absence peut donner lieu à des chiffres vertigineux de mails à traiter… et représenter une vraie source de stress, dès la rentrée au bureau.
"On peut parler d’une véritable surcharge cognitive", explique Émeric Lebreton, psychologue, président et fondateur du groupe Orient'action. L’expert d’Avec Vous conseille donc de répartir cette tâche fastidieuse sur plusieurs jours voire une semaine.
"Si on veut reprendre en douceur, il faut faire des choses qu’on aime. Il vaut mieux répartir sur quelques jours la lecture de ses mails, pour diviser la tâche", explique le psychologue.
Exit donc les journées dédiées exclusivement au traitement de ses mails: il faut plutôt s’organiser en amont pour distribuer la charge de travail de manière optimale, en allant jusqu’à réserver des créneaux dans notre agenda pour traiter les courriers en attente.
"Pour un retour en toute sérénité, il faut se fixer une plage horaire sur un temps limité", explique Fedoua El Ayoubi, directrice des ressources humaines de Finegan. "Par exemple, on peut réserver une heure par jour pendant une semaine."
Savoir faire le tri et déléguer
En remontant votre boîte mail, vous vous apercevrez peut-être que certains courriels…ne sont plus d’actualité.
"Il faut savoir faire le tri!" rappelle Émeric Lebreton. "On est submergés d’informations. Quand on occupe un poste à responsabilités, cette capacité est particulièrement importante."
La hiérarchisation est donc une des clés pour réussir à traiter tous ses courriers en attente de manière efficace. "Il faut prioriser, s’occuper d’abord des urgences non traitées, pour être efficace et donner les bonnes réponses", détaille Fedoua El Ayoubi.
Avec un détail essentiel: certains dossiers qui étaient urgents au moment où le mail a été envoyé ne le sont peut-être plus. Surtout si nos collègues ont bien pris le relais pendant notre absence, rappelle la directrice des ressources humaines de Finegan: "on doit s’organiser avec ses équipes en amont, laisser à un collègue le soin de gérer les activités courantes en notre absence".
Éliminer le problème à la racine
Dernière astuce, plus radicale mais aussi très efficace: réduire tout simplement le nombre de mails reçus. "Je demande à mes collaborateurs de ne pas m’envoyer de mails sur mes périodes d’absences, sauf en cas d’urgence", explique Émeric Lebreton.
Et si nos collègues ne peuvent vraiment pas se passer de nous mettre en copie de tous leurs courriers, on peut aussi s’interroger sur la bonne santé de notre équipe…
"L’excès de mails est souvent symptomatique d’une culture d’entreprise", explique Boutayna Burkel, fondatrice du cabinet data RH The Helpr.
"Souvent, mettre tout le monde en copie signifie qu’on a besoin de se protéger, de laisser les choses par écrit. On peut donc se poser la question: pourquoi nos équipes nous envoyent autant de mails? Il peut s’agir d’un signal de dysfonctionnement", conclut l’experte RH d’Avec Vous.
Source BFM Business Annalisa CAPPELLINI
