Déjà adopté par plus d'un quart des salariés français, le flex office poursuit sa progression depuis la crise sanitaire. Fin du bureau attitré et des repères personnels, il exige aussi des aménagements pointus et une culture managériale exemplaire pour fonctionner.
Fini la photo de famille sur son bureau, le pot à crayons qui prend la poussière et le fauteuil qui épouse parfaitement la forme du corps au fil des années. Selon une étude publiée par le cabinet de conseil JLL en 2024, le flex office concerne désormais 26 % des salariés français, contre 8 % avant la pandémie de Covid, qui a accéléré son développement.
Ce modèle de bureaux partagés, où les collaborateurs n'ont plus de place attitrée, représente certes un gain économique pour l'entreprise, mais il doit être finement déployé pour ne pas perturber les équipes. Voici quelques astuces pour aborder cette transition sereinement.
Occuper tout l'espace
Salles de réunion, cabines téléphoniques, zones silencieuses… Le flex office a aussi donné lieu à une réorganisation des espaces de travail.
« Nos clients optent de plus en plus pour un espace multi-usages, avec différents lieux où se déplacer au cours de la journée, explique Aude Valtier, cheffe de projet aménagements sur-mesure chez Morning, spécialiste des bureaux partagés. Le collaborateur peut ainsi faire en fonction de ses besoins fluctuants, d'autant que la tendance est désormais de réaliser les tâches qui requièrent de la concentration en télétravail et de venir au bureau plus tôt pour des tâches collaboratives. »
Même analyse chez son concurrent Deskeo. Pour Charlotte le Gouvello, directrice de création et coresponsable du pôle Design & Build, « charge à nous en tant qu'aménageur de faire en sorte que le flex office soit un terrain de jeu où l'on retrouve non seulement des usages, mais aussi tous les ingrédients possibles et imaginables pour créer du lien et de l'échange, à la fois d'un point de vue professionnel et informel ».
Et de se souvenir : « Un CEO dans le secteur de la santé m'a demandé de lui concevoir des bureaux imparfaits - c'est inhabituel comme brief ! C'est-à-dire qu'il ne voulait pas d'un espace trop léché, trop imposant, pour que les collaborateurs se sentent à l'aise de circuler. »
Poste de travail standardisé
Autre point important, à réclamer à son employeur si ce n'est pas déjà le cas : « En flex office, il est primordial que les postes soit identiques partout, que tous les écrans se branchent et les chaises se règlent de la même façon, car il est très irritant pour le collaborateur de perdre du temps à s'installer », analyse Aude Valtier.
La présence d'un casier pour déposer ses effets personnels est également incontournable. Aude Valtier recommande aux entreprises d'équiper les collaborateurs de bannettes ou de petits sacs pour pouvoir facilement transporter ses affaires jusqu'au poste du jour. Si l'absence d'effets personnels se fait ressentir, elle suggère aussi de personnaliser les zones que l'on occupe fréquemment.
« Rien ne vous empêche de mettre des plantes ou des affiches dans les parties communes pour amener un peu de convivialité, remarque Aude Valtier. Mais je pense qu'on a aussi tendance à vouloir personnaliser son poste de travail parce que le reste du bureau est un peu froid. Si l'espace est chaleureux et accueillant, il y a moins besoin de s'accrocher à son bureau. »
Exemplarité des managers
Une inquiétude qui revient fréquemment pour ceux qui ont basculé en flex office : aurai-je une place tous les jours ? « Aujourd'hui, nous pouvons intégrer des capteurs de présence et des logiciels connectés à Outlook ou Gmail par exemple, qui permettent d'informer les collaborateurs et de les orienter vers une zone plutôt qu'une autre », explique Charlotte le Gouvello.
Deskeo forme également les managers à montrer l'exemple. Ces derniers sont incités à changer régulièrement de bureau, à s'asseoir à côté de nouvelles personnes et à laisser leur place dans l'état dans laquelle ils l'ont trouvée afin que ces pratiques infusent la culture d'entreprise.
Quid des salariés qui ne jouent pas le jeu ? Qui squattent malgré tout le même bureau en y laissant nonchalamment traîner leurs effets personnels ?
« Il peut être judicieux de désigner une personne, office manager ou RH, pour faire la police en quelque sorte, quand certains ne jouent pas le jeu, constate Aude Valtier. Même s'il faut accepter que certaines personnes n'aiment pas l'incertitude ou le flou au moment de l'arrivée - d'autant plus qu'en flex office, c'est premier arrivé, premier servi. »
Source les Echos - Neïla Beyle
